Samverkan beredde vägen till Skellefteås nya vattenverk
”Viktigast av allt är att skapa relationer! Och för att göra det måste man ses fysiskt. Det betyder mest vid uppstarten av projektet, men behövs hela tiden. Först när man har stabila relationer kan man börja introducera Skypemöten.”
Anna Andersson, enhetschef för samhällsbyggnad i Skellefteå kommun, vet vad hon talar om. Som projektledare för Guldstadens Vattenverk*, ett gigantiskt projekt som startade 2014 och nu är driftsatt, har hon medverkat i många olika arbetsgrupper. Hon har sett vad som fungerar och vad som inte gör det.
– ”Oavsett vilket projekt det handlar om är det vi människor som ska verkställa och genomföra det. Då behöver vi lära känna varandra för att kunna samarbeta på bästa sätt.”
Utökad samverkan
Skellefteå kommun var övertygade om att projektet skulle drivas i form av ”utökad samverkan”. Det innebär att beställaren, konsulten och entreprenören träffas redan vid planeringsstadiet och tillsammans drar upp riktlinjerna för hur projektet ska genomföras. På så vis använder man de olika företagens speciella kompetens och erfarenheter. Den traditionella ordningen är, enligt Anna Andersson, att kommunen först upphandlar en konsult som gör beräkningar och ritningar och sedan upphandlar entreprenören för genomförandet.
– ”Jaha, och hur har ni tänkt här då? Är en vanlig fråga när entreprenören står med ritningen i handen, säger hon med ett skratt. Och då är det svårt och kostsamt att backa bandet och börja fundera i nya banor. Men när alla tre parter slår sina kloka huvuden ihop redan från början kan man resonera sig fram till de optimala lösningarna.”
Nytt för VA-branschen
Skellefteå kommun upphandlade Ramboll som konsult och NCC som entreprenör. Tillsammans bildade de tre organisationerna en projektledningsgrupp. Ganska snart upphandlade NCC Goodtech som underleverantör inom maskinutrustning och nu var de fyra verksamhetsområden som delade på ansvaret.
– ”När vi 2012 svarade på förfrågan om att delta i den här typen av samverkansprojekt var det helt nytt för VA-branschen och dessutom det största vattenverksprojektet på många år, berättar Anna Hamrin,projektledare sedan 2013. Men det har varit ett fantastiskt spännande uppdrag.”
Även Urban Burlin, ansvarig från NCC, är nöjd med arbetsformen och ser många fördelar med delat ansvar. Både han och Anna Hamrin betonar vikten av att beställaren verkligen ser sin roll och bemannar upp med kompetens inom projektets olika områden. De måste kunna bidra på samma villkor som övriga medverkande.
Ser helheten
Kommunen har verkligen styrt projektet och hållit hårt i pengarna, betonar Urban. Det har fört med sig att vi gemensamt sökt de mest effektiva lösningar som är bäst för hela projektet. Vi har alla släppt våra egna företag och sett till helheten.
För Magnus Kalvik från Goodtech har det inneburit många resor från Åland till Skellefteå. Alla vattenverk har sina egna förutsättningar och en av utmaningarna har varit att välja rätt processlösning för att rena vattnet.
– ”Det faktum att man är en del av helheten har gett ett annat fokus. När vi kom till projektmöten satte vi alla på oss ”Guldstadens vattenverkskeps”, berättar han. Då visste vi vad som gällde.”
Rätt beslutsnivå
Anna Andersson återkommer till vikten av att skapa en bra arbetskultur där alla vet sina roller och sina mandat. Vid sidan av den övergripande projektledningsgruppen har många arbetsgrupper med olika typer av specialkunskap bildats. Sammanlagt har flera hundra personer, från de olika organisationerna, arbetat med projektet under årens gång.
– ”Det är otroligt viktigt att veta vilka beslut som kan fattas på de olika nivåerna, förklarar hon. Många beslut kräver att man har en bredare överblick än vad specialistgrupperna har, samtidigt som det är viktigt att de kan ta de beslut som behövs för att driva projektet vidare.”
Ett projekt av den här storleksordningen kräver att ledningen ständig har fokus på oförutsedda utgifter och händelser. En viktig uppgift för projektgruppen är att gemensamt försöka analysera var det kan gå fel och vilka extrakostnader som kan uppstå. Arbetsmodellen, som samlar kompetens från alla håll, gör det möjligt att ligga steget före och vara proaktiv.
– ”Det finns ofta någon med erfarenhet från tidigare projekt som kan varna för fallgropar och feltänk, och som har en känsla för vad slutkostnaden kan bli i olika detaljer, berättar Anna Andersson. Och det är ovärderlig information.”
– ”Skellefteå kommun har styrt ekonomin på ett mycket konstruktivt sätt, säger Anna Hamrin. Vi har ägnat en hel del tid till riskanalyser och det har visat sig mycket effektivt, eftersom vi hållit budgeten!”
Gagnat projektet
Att samverkansmodellen gagnat projektet som sådant är alla inblandade helt övertygade om. Det har lett till att man ständigt har kunnat prioritera de lösningar som varit bäst för projektet och inte för det, i stunden, egna företaget.
Urban Burlin berättar om hur man fattat beslut om att vänta in vintervädret för att på skaren kunna transportera plaströren, som sedan skulle grävas ner i marken. Ett beslut som underlättade logistiken avsevärt för leverantören och som var möjlig att göra i samverkansformen.
– ”Det är en märklig känsla att projektet är i hamn, säger Anna Andersson. Men fantastisk på samma gång!”
Text: Ursula Forner, Konceptum, Vattenindustrins kommunikatör
