Under en längre tid har Vattenindustrins medlemsföretag sett återkommande utmaningar inom offentlig upphandling för VA-sektorn. Två år med pandemi följt av det ansträngda läget i och med kriget i Ukraina, gör att det är ännu viktigare att utmaningarna inom upphandlingar diskuteras. Allt för att säkerställa vårt viktigaste livsmedel – vatten.

 

För att komma till rätta med utmaningarna inom upphandling i VA-sektorn har en kartläggning gjorts av fokusgruppen för upphandlingsfrågor under taket för Vattenindustrin. I en artikelserie följer vi upp de problem som identifierats och som utan åtgärder riskerar att resultera i fler kostsamma processer för såväl kommuner som anbudsgivare. Dessa processer avbryts dessutom ofta utan att ha uppnått resultat. Först ut i artikelserien är problemformuleringen ”Inga inkomna anbud”.

Inga inkomna anbud

Korrekta offentliga upphandlingar (LOU/LUF) är viktiga för att nå angivna mål och för att kunna presentera ett tydligt förslag, korrekt budget och plan för genomförande som håller hela vägen. En annan övergripande risk, när offentliga upphandlingar inte kan genomföras till sin fulla potential, är att värden som hållbarhet och transparens inte har möjlighet att ta det utrymme som båda parter önskar. Det sker dessvärre ofta att beslut tas om att inte lämna anbud på utlysta upphandlingar och anledningarna till detta kan vara flera.

Exempel på anledningar till att inga anbud inkommer:

  • För högt ställda krav på funktionsgarantier
    Beställaren ställer för höga krav på funktionsgarantier som de sedan håller fast vid, ibland med stöd av en teknikkonsult, trots att leverantören påtalar att utrustningsleverantörer inte kan garantera ställda krav.
  • Absoluta krav på icke tillståndsrelaterade krav
    Ofta är funktionskraven av absoluta eller ”make good”-karaktär och sålunda utan vitestak, vilket teoretiskt skulle kunna resultera i oändligt skadeståndsbelopp. I praktiken nås en förlikning, men efter en lång och kostsam process. I vissa fall är absoluta krav rätt, så som vid tillståndsrelaterade utsläppskrav, medan exempelvis torrhalten i en slamfraktion i stället bör vara vitesbegränsade. Kombinationen av absoluta funktionskrav och för högt ställda funktionskrav leder till att en seriös leverantör sannolikt inte lämnar in anbud, åtminstone inte utan reservationer.
  • Orimligt höga viteskrav
    Ett vitestak på 5-10%, som blivit något av en branschstandard, är ofta en acceptabel nivå för en leverantör. Det händer ibland att orimligt höga vitestak upp emot 20% sätts. Leverantören kan hantera detta, men det driver kostnader eftersom det kräver höjd för extra riskpremier i anbudet. Även förseningsvite bör ha ett tak, vilket också är vanligast idag.
  • För kort giltighetstid för referenser
    Vid mer omfattande entreprenader sätts ibland för kort giltighetstid för projektreferenser. Giltighetstiden är typiskt satt till 5 år från godkänd slutbesiktning, vilket är svårt att nå då många entreprenader löper över 3-5 år. Att begära ett flertal projektreferenser av samma omfattning är i det närmaste omöjligt. När beställaren inte får in anbud som möter ställda referenskrav, och upphandlingen måste avbrytas för att göras om, är det vanligt att referenskraven sänks rejält i nästa upphandling. Detta medför en risk att få svar av anbudsgivare som inte har den tekniska kompetensen att genomföra entreprenaden, vilket kan få allvarliga konsekvenser som följd.
  • Ingen indexreglering
    Projekt som är mer omfattande, sträcker sig över en längre tid och som saknar indexreglering, medför att entreprenören förväntas kunna förutse hur priset på material och varor kommer att variera under projektets genomförande. Denna risk är inte kalkylerbar för entreprenören, speciellt inte i det osäkra världsläge som nu gäller.
  • Den viktiga dialogen
    Där ökad återkoppling och marknadsdialoger äger rum innan upphandling kan många av ovan scenarion undvikas. Lyhördhet mellan beställaren och leverantören kan även syfta till att fördyringar, förseningar och oklarheter under projektets gång undviks. En nyckelroll innehas av teknikkonsulten för att säkerställa ett balanserat förfrågningsunderlag och en genomtänkt upphandlingsform.

Metoder som Förhandlat Förfarande eller Konkurrenspräglad Dialog underlättar för såväl beställaren som för leverantören och projektet. Läs mer på Vattenindustrin.se/upphandling.

Kontakt
Joachim Jämttjärn, Generalsekreterare
+ 46 8 782 08 41
joachim.jamttjarn@tebab.com

Om Vattenindustrin

Vattenindustrin grundades 1967 och är branschorganisationen för konsulter, entreprenörer och produktleverantörer inom vattenrening och vattenbehandling. Vi arbetar för att skapa resilienta och långsiktiga lösningar där medlemmarna bidrar med innovation och kompetens för hållbara lösningar i ett gott affärsklimat. Som branschorganisation tydliggör vi medlemsföretagens bidrag till att säkerställa en långsiktig och hållbar vatten- och avloppsförsörjning. Vattenindustrins kansli finns hos Teknikföretagens Branschgrupper.