Under en längre tid har Vattenindustrins medlemsföretag sett återkommande utmaningar inom offentlig upphandling för VA-sektorn. Två år med pandemi följt av det ansträngda läget i och med kriget i Ukraina, gör att det är ännu viktigare att utmaningarna inom upphandlingar diskuteras. Allt för att säkerställa vårt viktigaste livsmedel – vatten.

För att komma till rätta med utmaningarna inom upphandling i VA-sektorn har en kartläggning gjorts av fokusgruppen för upphandlingsfrågor under taket för Vattenindustrin. I en artikelserie följer vi upp de problem som identifierats och som utan åtgärder riskerar att resultera i avbrutna upphandlingar samt onödiga och kostsamma processer för såväl kommuner som anbudsgivare. Först ut i artikelserien var problemformuleringen ”Inga inkomna anbud”, läs mer här (länk). Nu har vi kommit fram till den andra delen i artikelserien som handlar om avbrutna upphandlingar.

Avbrutna upphandlingar

Det händer ofta att upphandlingar avbryts, något som är kostsamt och leder till förseningar. Anledningarna kan vara många, men exempel kan vara:

  • Budgetramar som inte kan mötas
    Att matcha en kravspecifikation med tillhörande budgetramar med de faktiska möjligheterna produkt- eller tjänsteleverantörer har att leverera gentemot kan vara en utmaning. Med det världsläge som just nu råder är det extra svårt att hamna rätt och skaffa sig en bild av kostnaderna. Resultatet kan då bli att beställaren tvingas avbryta upphandlingen eftersom de inkomna anbuden är högre än satt budgetram.
  • Upphandlingen ligger många år framåt i tiden
    Ibland skickas en förfrågan ut för tidigt och upphandlingen ligger många år framåt i tiden. Skälen till detta kan vara olika, men oftast behövs ett kompletterande förarbete göras tillsammans med förankring av budgetramar innan det går att inkomma med ett seriöst svar.
  • Riskpremier höjer anbudssumman
    Tillägg av riskpremier kan exempelvis ha sin grund i tekniska otydligheter i förfrågan eller att andra förutsättningar och krav i förfrågan är utformade så att stor kostnadsrisk skjuts över på leverantör och entreprenör. Då riskpremier adderas kan konsekvensen bli att anbudssumman blir så hög att den överstiger beställarens budget.
  • Inga kvalificerade leverantörer lämnar anbud
    Anledningarna till detta kan vara många, eller en kombination av flera orsaker, så som för högt ställda funktionsgarantier utan vitestak eller att det är svårt att kalkylera riskerna med en alltför hög riskexponering som konsekvens. Även leveransvillkor som avviker från standard eller onödigt komplicerade villkor kan medföra att seriösa leverantörer inte lämnar anbud.

Målet för Vattenindustrin är att arbeta för en sund och långsiktigt hållbar relation mellan beställare och leverantör. Effektfulla processer betyder att fokus i stället kan läggas på de utmaningar VA-branschen gemensamt behöver lösa inom klimat och att bygga för ett resilient VA-Sverige. Ökad lyhördhet mellan parterna där möjligheten till leverantörsdialog redan innan upphandling samt att ställa frågor och ge svar nyttjas i högre grad under anbudstid skulle kunna innebära att avbrutna upphandlingar förhindras. Det är viktigt att rätt personer med god kunskap och förståelse hanterar Frågor & svar.

Metoder som Förhandlat Förfarande eller Konkurrenspräglad Dialog underlättar för såväl beställaren som för leverantören och projektet. Du kan läsa mer om upphandling på Vattenindustrin.se/upphandling.

Läs del 1 i artikelserien, Inga inkomna anbud här.

Kontakt
Joachim Jämttjärn, Generalsekreterare
+ 46 8 782 08 41
joachim.jamttjarn@tebab.com

Om Vattenindustrin

Vattenindustrin grundades 1967 och är branschorganisationen för konsulter, entreprenörer och produktleverantörer inom vattenrening och vattenbehandling. Vi arbetar för att skapa resilienta och långsiktiga lösningar där medlemmarna bidrar med innovation och kompetens för hållbara lösningar i ett gott affärsklimat. Som branschorganisation tydliggör vi medlemsföretagens bidrag till att säkerställa en långsiktig och hållbar vatten- och avloppsförsörjning. Vattenindustrins kansli finns hos Teknikföretagens Branschgrupper.